8 Tips til en god konferanse

Vi har sett på nært hold kurs og konferanser som flyr av gårde som ren fløyel. Men vi har også opplevd ganger der kurset ikke har greid å leve opp til intensjonene. Der små irritasjoner kan bli store.

Her gir vi våre åtte beste tips til deg som skal arrangere kurs eller konferanse:

1. Bruk god tid til planlegging

God planlegging er avgjørende for en vellykket konferanse. Hva er hensikten med konferansen? Hva ønsker vi å oppnå? Hva skal deltakerne sitte igjen med? Er det snakk om produktlansering, teambuilding eller kanskje et faglig seminar? Hvor mye tid skal settes av til sosial mingling og nettverking? Uansett er det viktig med en klar og tydelig målsetting.

 

2. Finn det rette stedet

Bruk tid til å finne ut hva slags lokaliteter som er hensiktsmessig for kurset eller konferansen. Det handler om antallet deltakere i plenum, hvordan deltakerne skal sitte, om det er behov for grupperom, tekniske hjelpemidler og eventuelle andre krav til konferanselokalet, overnatting eller mattilbudet.

 

3. Gjør deg kjent med forholdene

Det er viktig å ha god og tett dialog med vertskapet før konferansen. Det bør oppnevnes en kontaktperson som har ansvaret for denne dialogen. Meld fra så raskt som mulig om alle forhold som kan ha betydning for konferansen. Du kan også gjerne avlegge vertskapet et besøk før konferansen, slik at du blir godt kjent med forholdene.

Det er lett å glemme allergier, matintoleranser, funksjonshemminger og andre ting som kan ha avgjørende betydning for en eller flere av deltakerne. Jo mer arrangøren vet om deltakerne og prgrammet, jo bedre kan forholdene legges til rette.

 

4. Vær på plass tidligere enn deltakerne

Sørg for at den som er kontaktperson/arrangør kommer tidlig, og gir seg til kjenne til vertskapet. Og sammen går man gjennom de siste endringene i god tid før deltakerne kommer. (For endringer vil alltid skje). Er du på plass tidlig kan også feilkommunikasjon og feilbestillinger oppdages. Og sammen finner man gode løsninger.

 

5. Gjør programmet romslig nok

Sørg for at programmet er romslig nok til at det ikke blir unødig hektisk og stressende. Kjøreplanen bør gi rom for tilpasninger, og ta høyde for uforutsette hendelser. Det kan for eksempel være at en foredragsholder må gis litt ekstra tid for å få med vesentlige detaljer.

Et smart tips til slutt: Om mulig, gi plass til 30 til 60 minutters pause før middag. Da kan noen ønske å slappe av på rommet, mens andre får tid til å ta en telefon hjem, svare på eposter. Eller tid til en liten gåtur.

 

Nydelig torskerygg på a la carte

6. Mat og drikke er ikke bare en trivselsfaktor

God mat og drikke er ikke bare en vesentlig trivselsfaktor. Det er også en nødvendighet for å holde blodsukkeret, og dermed konsentrasjonsevnen på topp gjennom hele konferansen. Det bør legges opp til regelmessige kaffepauser, gjerne med litt enkel bespisning.

Husk også at det er forskjell på en 5 minutters pause for benstrekk og kaffepåfyll, og 20 minutters pause med oppfordring til mingling og sosial prat i pausen. Hvis deltakerne kjenner hverandre fra før, men ikke treffes så ofte ansikt til ansikt, bør du legge inn noen lengre pauser. Fordi deltakerne gjerne vil snakke sammen uformelt også.

 

7. Tenk gjennom hensiktsmessige aktiviteter

Det sosiale samværet på konferanse har mye å si for at arrangementet skal bli så vellykket som mulig. Ønske om spesielle aktiviteter bør meldes så raskt som mulig til konferansevertene.

 

Sittegruppe

8. Se konferansen gjennom øynene til deltakerne

Det å skulle ha ansvar for et kurs eller en konferanse er krevende. Og ofte blir stressnivået stort. Fordi du vet hvordan det skulle vært, og hvor mye etter skjema dere er. Men ta deg tid til å se arrangementet gjennom deltakerne; Smiler de? Har de det bra? Prates det i pausene? Stilles det spørsmål til foredragsholdere? Disse spørsmålene kan gi deg verdifull innsikt i selve gjennomføringen.

Og skulle tidsskjemaet sprekke – si fra til konferanseverten. Så kan sikkert middagen utsettes med 1 time. Og fortsatt får deltakerne litt fri før middag 😊

Lykke til!

 

Skaslien Gjestgiveri ligger sentralt på Kirkenær i Grue kommune, en time og femti minutters kjøre tid fra Oslo, og omtrent en og en halv time fra Gardermoen.

Våre 40 rom har god hotellstandard med alle fasiliteter. Tolv av rommene er i første etasje med lett adkomst for gjester med nedsatt funksjonsevne. To rom er spesielt tilrettelagt for rullestolbrukere

 

Vi har lang erfaring med konferanser, og vi vet hvor skoen ofte trykker. Vår største konferansesal kan romme opptil 200 personer i kino-oppsett og 120 i klasserom-oppsett.

Konferansesalen kan deles i to separate kursrom, fordelt på henholdsvis 70 og 30 personer i klasseromoppsett. Våre konferansepakker kan alltid justeres i forhold til ønsker, behov og budsjett. Tilbudet kan oppgraderes eller forenkles.

 

Skaslien Gjestgiveri er kjent for matopplevelser, vår restaurant og vårt gode, prisbelønte kjøkken. Vi følger sesongen og det leverandørene og bøndene til enhver tid kan levere. Derfor lager vi den beste maten til enhver tid basert på hva årstiden kan gi oss.

Skaslien Gjestgiveri ligger ypperlig til for en rekke aktiviteter og utflukter. Så vårt aktivitetstilbud her!

8 Tips til en god konferanse
Translate »